MATERI SARPRAS XII AP

MATERI SARPRAS KLS XII AP Semester 1  Mendeskripsikan bentuk laporan penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana melalui sistem komputerisasi  Pelaporan  Penyimpanan  Pemeliharaan Semester 2  Administrasi Inventaris Sarana dan Prasarana dengan aplikasi komputerisasi  Laporan Administrasi Penghapusan sarana dan prasarana dengan aplikasi komputer Pengelolaan Sarana Dan Prasarana Kantor 1. Pengadaan Sarana Kantor Pengadaan Sarana Kantor adalah Semua kegiatan penyediaan perbekalan untuk menunjukkan pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan oleh masing2 kantor. Dalam menyusun pengadaan kantor selalu diawali dg perencanaan, perencanaan bidang perbekalan ditekankan pada beberapa aspek, yaitu sebagai berikut:  Kebutuhan kantor  Biaya  Keadaan inventaris tahun2 sebelumnya  Pertimbangan perhitungan pegawai yang ada Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan perbekalan yaitu sebagai berikut: 1. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan 2. Menentukan jenis kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yg diperlukan 3. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang disediakan 4. Mennyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional 5. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor 6. Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor 7. Menghapus perbekalan sesuai dengan prosedur yang berlaku 2. Penyimpanan Sarana dan Prasarana Kantor Penyimpanan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain : 1. Agar barang tidak cepat rusak. 2. Agar tidak terjadi kehilangan barang. 3. Agar barang tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari. 4.Memudahkan dalam pengawasan. 5.Memudahkan dalam analisis barang. Hal-hal yang harus diperhatikan sebelum penyimpanan barang atau bahan kantor dilakukan antara lain : a) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan. b) Pergudangan yang memenuhi syarat yang ditentukan. c) Sifat barang yang disimpan. d) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan. e) Prosedur dan tata kerja. f) Biaya yang disediakan. g) Tenaga yang diperlukan. h) Jangka waktu penyimpanan. Cara penyimpanan barang atau bahan kantor antara lain : 1. Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang). 2. Barang disimpan dalam keadaan bersih. 3. Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi. 4. Barang disimpan di tempat yang memadai. 5. Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari. 6. Barang yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air. 7. Barang disimpan di ruangan yang dapat dikunci. 8. Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan. 9. Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan, sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam. 3. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Kantor Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang atau bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor antara lain : a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu. b) Agar barang tidak mudah hilang. c) Agar barang tidak kadaluarsa. d) Agar barang tidak mudah susut. e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih. Pemeliharaan sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain :  Pemeliharaan berdasarkan waktu • Pemeliharaan sehari-hari (dilakukan setiap hari). • Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu).  Pemeliharaan berdasarkan jenis barang • Pemeliharaan barang bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala). • Pemeliharaan barang tidak bergerak (dilakukan setiap hari atau berkala). 4. Inventarisasi Sarana dan Prasarana Kantor Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki atau pencatatan terhadap sarana dan prasarana. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana kantor antara lain :  Agar peralatan tidak mudah hilang.  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung jawabkan.  Memudahkan dalam pengecekan barang.  Memudahkan dalam pengawasan.  Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi atau penghapusan barang. Untuk memudahkan inventarisasi dibutuhkan : • Buku Pencatatan Inventarisasi barang, macam-macamnya yaitu : a. Buku induk barang inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah atau pernah dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. b. Buku golongan barang inventaris adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai. c. Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang non inventaris (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang habis pakai. Inventarisasi Barang Habis Pakai dan Tidak Habis Pakai Inventarisasi barang adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-barang yang dimiliki dan diurus, baik yang diadakan melalui Anggaran Belanja, sumbangan maupun hibah untuk diadministrasikan sebagaimana mestinya menurut ketentuan dan cara yang telah ditetapkan. Pengadministrasian barang inventaris dilakukan menggunakan  Buku Induk Barang Inventaris  Buku Golongan Barang Inventaris  Buku Catatan Barang Non Inventaris Buku Induk Barang Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah dimiliki oleh suatu kantor atau satuan organisasi di lingkungannya, dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan megnenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. Buku Golongan Barang Inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang ditentukan di dalam lingkungannya. Pengisiannya dilakukan setelah pencatatan barang tersebut kedalam Buku Induk Barang Inventaris. Buku Catatan Barang Non Inventaris adalah buku tempat mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. Barang-barang tidak habis pakai dicatat dalam buku Induk dan Golongan barang inventaris, sedangkan barang-barang habis pakai dicatat dalam Buku Catatan Barang Non inventaris. Perhatikan format ketiga buku tersebut dibawah ini. BUKU INDUK BARANG INVENTARIS buku induk barang inventaris Petunjuk Pengisian 1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang. 2. Diisi sesuai dengan tanggal pencatatan barang ke dalam Buku Induk Barang Inventaris. 3. Diisi sesuai dengan tabel klasifikasi kode barang inventaris. 4. Diisi sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah dibakukan. 5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya. 6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan. 7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2) 8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya) 9. Disebutkan sumber perolehan barang, misalnya anggaran rutin, hibah, bantuan, buatan sendiri dan lain sebagainya. 10. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki (seperti: sertifikat tanah, akte jual beli, izin banguna, kontrak pemborong dan lain-lain) dan tanggal penyerahan atau perolehan barang. 11. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak". 12. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang. 13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu. BUKU GOLONGAN BARANG INVENTARIS buku golongan barang inventaris Petunjuk Penggunaan. 1. Diisi dengan nomor menurut urutan pembukuan barang inventaris ke dalam Buku Induk Barang Inventaris, sesuai dengan bukti penyerahan barang. 2. Diisi dengan nomor barang inventaris yang terdapat dalam buku induk inventaris 3. Diisi sesuai tabel klasifikasi barang inventaris. 4. Diisi sesuai dengan istilah indonesia yang sudah dibukukan atau sesuai dengan nama barang yang disebut di dalam Buku Induk Barang Inventaris. 5. Disisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya. 6. Diisi dengan jumlah barang inventaris yang dibukukan. 7. Diisi sesuai dengan sebutan yang berlaku (misal: stel, lembar M, M2) 8. Diisi dengan tahun pembuatan barang inventaris yang dibukukan (umpama dari pabrik dan sebagainya) 9. Diisi sesuai keadaan barang pada waktu diterima misalnya "Baik", "Rusak". 10. Diisi sesuai harga faktur/bukti penyerahan barang. Untuk barang-barang bantuan/sumbangan yang tidak diberikan harganya, diisi menurut harga taksiran pada waktu penerimaan barang. 11. Dalam lajur ini dicatat keterangan fungsi barang sebagai alat teknis pendidikan (misalnya alat praktek, alat penelitian percobaan dan sebagainya). Bagi unit kantor, dicatat tempat barang tersebut dipergunakan sebagai alat kantor. 12. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu. BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS buku catatan barang non inventaris Petunjuk Pengisian: 1. Diisi dengan nomor menurut rutan pembukuan barang non inventaris kedalam buku catatan barang non inventaris berdasarkan bukti penyerahan barang. 2. Diisi dengan nama barang sesuai dengan istilah Indonesia yang sudah umum. 3. Diisi dengan nomor kartu stock yang diberikan kepada barang yang sudah dibukukan. 4. Diisi dengan merk, nomor, type, ukuran dan sebagainya, yang dapat memperjelas ciri khusus dari barang yang dibukukan. 5. Diisi dengan jumlah barang non inventaris yang dibukukan. 6. Diisi dengan sebutan yang berlaku. 7. Diisi dengan tahun pembuatan barang non inventaris yang dibukukan. 8. Diisi dengan sumber perolehan barang. 9. Disebutkan satu persatu kelengkapan dokumen yang dimiliki dan diisi sesuai tanggal bukti penyerahan barang non inventaris. 10. Diisi sesuai dengan keadaan barang pada waktu dibukukan misalnya "Baik", "Rusak". 11. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang 12. Diisi sesuai dengan harga faktur/bukti penyerahan barang. 13. Diisi dengan keterangan tambahan yang dianggap perlu. • Laporan Sarana dan Prasarana Kantor Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan, semester, atau setahun). Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah : • Sebagai bahan pertanggung jawaban. • Sebagai pengendali persediaan. • Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang. • Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan. Bukti atau catatan pendukung yang harus dilampirkan dalam menyampaikan laporan tertulis kepada pimpinan antara lain : • Bukti penerimaan barang. • Bukti pembelian barang. • Bukti pengeluaran barang. • Kartu barang. • Kartu persediaan. • Daftar inventaris. • Daftar rekapitulasi barang inventaris. Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut : a. Memeriksa barang. b. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran. c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang. d. Menghitung pengeluaran barang. e. Menghitung sisa persediaan. f. Mencatat mutasi barang. g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan Penghapusan Peralatan Kantor Penghapusan peralatan kantor adalah usaha menghapuskan barang-barang milik sebuah kantor dari dalam daftar inventarisasi berdasarkan peraturan yang berlaku. Fungsi penghapusan diantaranya adalah sebagai berikut: 1. Membatasi kerugian/pemborosan biaya untuk pemeliharaan/perbaikan, pengamanan barang-barang yang semakin buruk kondisinya, barang yang berlebihan dan atau barang lainnya yang tidak dapat digunakan lagi. 2. Meringankan kerja pelaksanaan inventaris. 3. Membebaskan ruangan/pekarangan kantor dari penumpukan barang-barang yang tidak dipergunakan lagi. 4. Membebaskan satuan organisasi dari pengurusan dan pertanggungjawaban barang. 5. Menghindari penjagaan keamanan yang tidak bermanfaat untuk barang-barang yang tidak terpakai karena rusak. Syarat-syarat Penghapusan Peralatan Kantor 1. Dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat diperbaiki atau dipergunakan lagi. 2. Perbaikan akan menelan biaya, sehingga merupakan pemborosan. 3. Secara teknis dan ekonomis kegunaanya tidak seimbang dengan besarnya biaya pemeliharaan. 4. Hilang akibat susut diluar kekauasaan pengurusan barang misalnya, bahan kimia dan sebagainya. 5. Tidak sesuai lagi dengan kebutuhan masa kini. 6. Kelebihan persediaan yang jika disimpan lebih lama akan bertambah rusak dan akhirnya tidak bisa digunakan lagi. 7. Musnah akibat bencana alam 8. Hilang karena dicuri/diselewengkan Semua penghapusan harus berdasarkan pada aturan atau hukum yang berlaku. Tata Cara Penghapusan a. Barang-barang rusak, tua dan berlebihan 1. Kepala gudang menyusun daftar barang yang akan dihapus, kemudian mengusulkan kepada pimpinan/atasan untuk menghapus barang tersebut. 2. Pimpinan unit membentuk panitia penghapusan, yang terdiri sekurang-kurangnya tiga orang dari pejabat lingkungan unit yang bersangkutan yang dianggap ahli. Yaitu bagian perlengkapan, perencanaan dan keuangan. 3. Kemudian panitia tersebut memeriksa barang yang akan dihapuskan, terutama terhadap kondisi barang tersebut dan dinilai dari barang yang bersangkutan. Hasilnya disampaikan kepada pimpinan unit dengan berita acara. 4. Panitia mengusulkan untuk menghapuskan barang tersebut disertai dengan berita acara penelitian dan saran-saran. 5. Pimpinan unit mengajukan permohonan kepada menteri melalui biro perlengkapan untuk mengadakan penghapusan. 6. Pimpinan pusat mengadakan penelitian lagi keunit yang bersangkutan. Kalau tidak ada persoalan, maka akan diterbitkan surat keputusan untuk menhapus barang tersebut yang dilaksanakannya dapat melalui kantor lelang negara dan juga dihapus dengan pemusnahan. b. Barang yang hilang, dicuri, terbakar 1. Pimpinan unit yang bertanggungjawab atas barang yang bersangkutan, membuat laporan serta berita acara pemeriksaan, dengan lampiran pemeriksaan kepada unit utama yang selanjutnya di teruskan ke menteri. 2. Pimpinan unit yang bersangkutan melapor kejadian tersebut kepada kepolisian negara. Dan kepolisian negara akan memberikan breita acara pelaporan dan hasil penyelidikan kepolisian tentang peristiwa tersebut. 3. Biro perlengkapan meneruskannya kepada panitia Tuntutan Ganti Rugi (TGR) dan panitia TGR tersebut akan mencari data-data tambahan sebagai kelengkapan penelitian. 4. Berita acara dari pihak kepolisian harus sudah masuk paling lambat tiga bulan, jika tidak maka panitian TGR akan menyusun suatu kesimpulan berdasarkan laporan dari unit yang bersangkutan serta hasil penyelidikan di tempat kejadian. 5. Panitia TGR dapat meminta ganti rugi kepada pegawai yang mengelola barang, jika hasil penyelidikan menunjukkan bahwa kehilangan/kerkusakan barang tersebut disebabkan kelalaian dari pegawai yang bersangkutan. Akan tetapi jika ternyata peristiwa itu bukan disebabkan oleh pegawai tersebut, maka pegawai yang bersangkutan akan dibebaskan dari segala tuntutan. 6. Setelah adanya penetapan tuntutan atau ganti rugi, maka SK penghapusan dapat diterbitkan. c. Barang susut Penyusutan barabg harus berdasarkan berita acara pemeriksaan, yang dikeluarkan dari tata usaha pertanggungjawaban pengurus disertai berita acara tentang barang yang susut. Seandainya barang yang susut jumlahnya melebihi dari taksiran normal, maka proses penghapusannya sama dengan barang yang hilang/dicuri/terbakar. Penyusutan secara normal dapat dikeluarkan dari pertanggungjawaban pengurusan gudang berdasarkan berita acara pemeriksaan dan harus mendapat persetujuan dari atasan Cara Penanganan Peralatan/Perbekalan Kantor ruangan kantor Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah berikutnya adalah kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran. Ketiganya tidak terpisahkan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan. Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang adalah sebagai berikut: Penerimaan Barang Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus didahului dengan pemberitahuan kepada penerima barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan kepada penerima sebelum barang tiba. Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja yang akan menerima barang segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai tempat penerimaan, tempat penyimpanan barang, panitia penerima atau pemeriksa barang, dan tata cara penerimaan. Proses penerimaan barang antata lain sebagai berikut: 1. Satuan kerja menerima barang memberntuk panitia penerima atau pemeriksa barang. Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang ahli dalam bidang yang sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang ahli sulit dicari, barang tersebut hendaknya dapat diterima setelah diadakan ujicoba. 2. Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan barang, baik pemeriksaan administratif, seperti pemeriksaan faktur yang berisi data barang secara kualitatiff dan kuantitatif maupun pemeriksaan fisik. 1. Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan. Berita acara tesebut berisi, antara lain sebagai berikut. 1. Nomor berita acara 2. Hari, tanggal, dan tempat pembuatan berita acara 3. Nama anggota panitia pemeriksa 4. Nama, jabatan, dan alamat yang menyerahkan 5. Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan invoice bernomor 6. Hasil pemeriksaan tentang kondisi baran gdengan keterangan antara lain, baik, kurang, hilang 7. Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan 8. Pihak yang mengetahui, misalnya kepala satuan kerja. Apabila volumen dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak dapat ditulis dalam lembaran berita acara, informasi dalam berita acara dapat dituliskan di lembaran tambahan sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang, misalnya dalam formulir yang isinya, antara lain sebagai berikut: 1. Peralatan mesin, misalnya nomor urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas, tahun pembuatan, nomor mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak, nomor faktur, serta kondisi barang. 2. Bukan peralatan mesin, misalnya nomor urut, nomor kode barang, nama barang, uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau SPK, dan nomor faktur atau invoice. 3. Berita acara dibuat dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan kepada pihak-pihak sebagai berikut. 1. Satu berkas kepada atasan dan satuan kerja fungsional lainnya yang relevan 2. Satu berkas laporan kepada pengirim barang 3. Satu berkas untuk urusan penyimpanan 4. Satu berkas untuk bagian tata usaha 4. Semua dokumen yang meliputi faktur dan berita acara serta barang, diserahkan oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang. Penyimpanan Barang Berdasarkan tembusan berita acara penerimaan dan pemeriksaan, bagian penyimpanan segera melaksanakan pengecekan terhadap barang yang akan disimpan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan sebagai berikut. 1. Disimpan sebagai barang sediaan 2. Disimpan dalam proses pemakaian 3. Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan ketentuan pengirim atau ketentuan menurut kebijaksanaan pimpinan. 4. Disimpan sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat yang tercantum pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau penyimpanan sementara. Bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan di mana barang-barang akan diletakkan pada tempat penyimpanan. Penataan dapat mempertimbangkan keadaan berikut. 1. Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan dengan pintu keluar. 2. Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bagian dalam. 3. Barang yang disimpan untuk sediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu. 4. Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang lama maupun sementara hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang masih harus disalurkan ke tempat lain. Data pada catatan juga berguna untuk mencocokan apakah barang yang telah dikirim telah sesuai karena jika terjadi kehilangan atau kekurangan dalam proses penyaluran, dapat digunakan untuk mengecek di gudang transit atau satuan kerja pengiriman terakhir. 5. Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi sebagai berikut. 1. Nomor urut yang dibuat secara kronologis 2. Nama dan alamat pengirim 3. Tanggal penerimaan 4. Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman 5. Nama dan uraian barang meliputi merek, tipe, dan ukurannya. 6. Satuan dalam buah atau unit. 7. Jumlah barang 8. Harga satuan dan jumlah barng 9. Keterangan 6. Pencatatan barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang. Kartu barang memuat kolom isian sebagai berikut. 1. Nama barang 2. Kode barang 3. Satuan barang 4. Sediaan barang minimum 5. Sediaan barang maksimum 6. Tanggal barang diterima atau dikeluarkan 7. Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran barang 8. Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan 9. Sisa barang 10. Paraf petugas atau pejabat penyimpan barang 11. Keterangan Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya dapat diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada di tempatnya dan jika sudah penuh diganti dengan kartu baru dan diberi nomor urut. Secara berkala kartu yang sudah diganti dengan kartu baru disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang. 7. Pencatatan pada buku sediaan (stock) yang dapat dilakukan sebagai berikut 1. Buku sediaan berada di bagian tata usaha dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan 2. Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai berikut: a. Pertanggungjawaban b. Pengendalian informasi c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya 3. Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon permintaan dan bon pengeluaran barang. 8. Pengadaan buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya berisi kode setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku barang tercantum nomor kode dalam katalog tersebut. 9. Setiapgudang dilengkapi dengan denah lokasi barang yang dapat menunjukkan secara tepat dan cepat barang sediaan tertentu. Pengeluaran Barang Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon permintaan atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Setiap pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang, kepala gudang, atau atasan. Pengeluaran barang meliputi pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau tempat penyimpanan lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja meliputi pengeluaran atas permintaan, pengeluaran atas perintah atasan, pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk dikembalikan ke asal barang karena kesalahan mengirim. Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai berita acara atau pengeluaran lainnya, seperti faktur dan bon yang ditandatangani penerima barang dan yang menyerahkan barang. Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang agar secara cepat dapat diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya. Pemeliharaan Mesin-Mesin Kantor Mesin dan peralatan lainnya dalam kantor memerlukan perhatian secara berkala agar tetap dalam keadaan siap dipakai dengan memuaskan. Sudah jelas bahwa akibat pemakaian akan menimbulkan kekurangan atau kerusakan. Oleh karena itu, secara berkala mesin perlu dibersihkan, diminyaki pada bagian-bagian yang selalu bergerak, disesuaikan (adjusting) dan mengganti bagian-bagian yang sudah tua atau rusak dengan yang baru. Pemeliharaan preventif jauh lebih baik daripada pemeliharaan untuk memulihkan kerusakan yang mungkin timbul secara tidak menentu (remedial maintenance). Cara preventif adalah memeriksa kemungkinan kerusakan sebelum terjadi. Hal ini dapat dilakukan dengan mengadakan pemeriksaan pada saat-saat mesin istirahat sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Pemeliharaan preventif akan lebih memuaskan, baik dari segi pembiayaan, ketahanan mesin, maupun produktivitasnya. Pemeliharaan yang teratur, sesuai dengan program, akan menghindarkan kekecewaan akibat kejadian yang tidak diharapkan sekaligus dapat terhindar dari pengeluaran yang besar dalam perbaikan. Service yang dilakukan secara teratur dan terus menerus, akan lebih banyak membatu untuk menekan biaya serendah-rendahnya dan inilah tugas yang paling penting. Pengurusan pemeliharaan dapat ditempuh dalam tiga cara yaitu: 1. Kontrak pemeliharaan (maintenance contracts) 2. Service perorangan (individual cervice calls) 3. Service kantor (company operated service) 1. Kontak Pemeliharaan Umumnya, pabrikan atau distributor mesin-mesin lebih senang memberikan service produksi mereka sendiri dalam rangka promosi dan memberikan kepuasan kepada para konsumennya. Ini dianggap lebih efisien karena produsen tahu benar mengenai jenis service yang mereka lakukan. Disamping itu, semua suku cadang terjamin ketersediaanya dan para teknisi telah sangat terlatih dan terbiasa menangani produk tersebut. Penyelidikan membuktikan bahwa cara ini lebih banyak dipilih oleh kantor-kantor walaupun pengeluaran pemeliharaan agak tinggi. 2. Service Perorangan Panggilan service perorangan merupakan suatu jenis service yang bersifat "bila dibutuhkan" karena service ini dilakukan setelah terjadi kekurangan (remedial maintenance). Umur dan jumlah mesin-mesin merupakan faktor penting untuk memilih service perorangan. Jika mesin itu masih baru, relatif tidak membutuhkan service. Demikian juga bila sebagian besar mesin sedang dipakai atau tidak dipakai adalah logis bahwa tidak semuanya membutuhkan service. Kenyataan menunjukkan juga bahwa biasanya service perorangan akan lebih mahal daripada kontrak pemeliharaan. 3. Service Kantor Alternatif ketiga ialah service yang dilakukan sendiri oleh kantor yang bersangkutan. Kebijaksanaan ini ditempuh karena alasan-alasan pertimbangan biaya, pengawasan dan kelengkapan kantor. Biaya mungkin bisa lebih rendah asalkan jumlah mesin yang beroperasi cukup untuk garapan sepenuhnya pegawai bagian pemeliharaan. Dengan service kantor, maka pengawasan yang intensif terhadap pekerjaan dan biaya dapat dilakukan secare terus menerus dan teratur. Service kantor juga sangat bagi kantor yang terpencil pada sebuah kota kecil yang sulit untuk mendapatkan service perorangan maupun service kontrak. Dalam hal ini sebaiknya menggunakan service kantor. Beberapa pendapat lain untuk pemeliharaan dan perawatan mesin kantor dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut: 1. Pencatatan dan penomoran mesin-mesin kantor 2. Penyusunan jadwal perawatan mesin-mesin kantor 3. Aktivitas-aktivitas perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh petugas sendiri atau diborongkan kepada perusahaan lain. 4. Menentukan jangka waktu usia atau umur mesin-mesin kantor dan penggantinya dengan mesin-mesin kantor yang baru. Organisasi Kepengurusan Perbekalan Agar pengelolaan penatausahaan perbekalan barang dapat tepat dan terarah, perlu adanya organisasi khusus yang menanganinya. Organisasi tersebut tidak terpisahkan antara satu dengan lainnya. Pengelolaan perbekalan bertujuan agar proses pelaksanaan kegiatan mudah dipantau serta pembagian wewenang dan tanggungjawab maupun hak dan kewajiban bagian yang melaksanakan penatausahaan atau pencatatan terlaksana sesuai dengan rencana. Dengan demikian, peleksanaan pencatatan menjadi lebih mudah dan efisien. Struktur organisasi pencatatan atau penatausahaan perbekalan meliputi bidang penyimpanan dan pergudangan. Pembentukan struktur perbekalan hendaknya disesuaikan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan. Berdasarkan kegiatan-kegiatan pokok dan fungsi-fungsi organisasi tersebut dapat segera dpanan ibentuk organisasi sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan pokok penyimpanan terdiri atas: 1. Penerimaan 2. Penyimpanan dan pemeliharaan 3. Pengeluaran atau pendistribusian 4. Penatausahaan. Setiap kegiatan dalam perkantoran telah terpantau kebutuhan personel dan tugasnya, antara lain berupa penangungjawab, pembagian kerja, tata kerja, dan hubungan kerja. Penanggungjawab utama dipegang bendaharawan barang. Tugas tersebut juga dipegang kepada gudang jika di kantor tidak ada fungsi bendaharawan. Berikut ini struktur organisasi kepengurusan perbekalan yang dapat diterapkan di perkantoran. BAGAN ORGANISASI PERBEKALAN Keterangan bagan: 1. Bendaharawan atau kepala gudang bertugas dan berwenang menyelenggarakan pengurusan kebendaharaan yang meliputi penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyerahan barang dari dalam gudang atau dari tempat lain sesuai dengan peraturan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugasnya bendaharawan barang atau kepala gudang dibantu oleh staf yang terdiri atas staf urusan tata usaha, urusan penerimaan, urusan penyimpanan atau pemeliharaan, serta urusan pengeluaran atau penyaluran. 2. Bagian tata usaha bertugas dan bertanggungajawab untuk mempersiapkan instrumen administrasi atau berita acara pemeriksaan, penerimaan, dan buku penerimaan serta menyimpan dokumen penerimaan secara tertib. Penatausahaan penyimpanan berkaitan kegiatan berikut. a. Mempersiapkan instrumen administrasi penyimpanan antara lain denah lokasi, kartu barang, buku stok, kartu lokasi barang, kartu kendali, dan kartu perawatan barang. b. Mengumpulkan dan meyimpan data atau informasi barang di gudang dalam keadaan siap untuk diserahkan kepada atasan jika diperlukan sewaktu-waktu. Penatausahaan pengeluaran berkaitan dengan beberapa kegiatan berikut. a. mempersiapkan instrumen administrasi, antara lain buku pengeluaran, faktur atau bon pengeluaran, dan surat pengantar. b. Mengumpulkan dan menyimpan bukti atau dokumen. c. Menyelenggarakan penerimaan atau pengeluaran surat-surat yang dibutuhkan. d. Merencanakan dan melakukan pengeluaran dana sesuai dengan kebutuhan. e. Melaksanakan inventarisasi perbekalan. f. Membuat laporan secara rutin atau berkala untuk pimpinan sebagai bentuk pertanggungjawaban. 3. Bagian penerimaan bertugas sebagai berikut: a. Menerima surat-surat pemberitahuan penerimaan barang dari pengirim barang. b. mengusulkan pembentukan panitia penerimaan atau pemeriksaan barang kepada bendaharawan, kepala gudang atau atasan. c. Mempersiapkan pelaksanaan penerimaan dan pemeriksaan barang. d. Membuat berita acara penerimaan atau pemeriksaan barang. e. Melaporkan hasil penerimaan atau pemeriksaan barang kepada bendaharawan atau kepala gudang. f. Menyerahkan barang dan dokumen hasil penerimaan dan pemeriksaan barang kepada urusan tata usaha untuk disimpan secara tertib dan teratur. Penyerahan ini diketahui bendaharawan barang atau kepala gudang. Catatan: Apabila terjadi ketidakcocokan antara faktur dengan fisik barang, segera lakukan pelaporan kepada pengirim untuk diadakan pergantian barang atau tuntutan ganti rugi. 4. Bagian penyimpanan bertugas sebagai berikut. a. Menerima tembusan dokumen beserta barang untuk disimpan. b. Mengurus dan mengatur tata letak barang menurut kelompok, jenis, macam dan lokasinya. c. Mencatat data barang data barang ke dalam kartu barang dan kartu stock. d. Melakukan pemeliharan dan pengamanan barang dalam gudang. e. Menyediakan kelengkapan pemeliharaan dan pengamanan barang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya. f. Membuat laporan secara insidental dan berkala tentang kondisi, mutasi, dan stock barang di gudang kepada bendaharawan barang atau kepala gudang. 5. Kepala bagian penyimpanan bertanggung jawan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang. 6. Bagian pengeluaran bertugas sebagai berikut. a. Menerima surat permintaan pengeluaran barang yang sudah mendapat disposisi bendaharawan barang atau kepala gudang. b. Memeriksa stock barang berdasarkan permintaan. c. Melaksanakan pencatatan barang pada buku pengeluaran. d. Melaksanakan pengemasan barang yang akan dikirim. e. Membuat surat pengantar barang. f. Melaksanakan penyerahan barang kepada penerima disertai penandatanganan berita acara atau bon pengeluaran. g. Melaporkan pengeluaran barang kepada bendaharawan atau tata usaha dengan tembusan kepada urusan penyimpanan guna pencatatan buku atau kartu mutasi barang Pemeliharaan dan Perawatan Barang Pemeliharaan dan perawatan barang kantor mutlak harus dilaksanakan, karena kalau tidak akan mengakibatkan barang menjadi cepat rusak sehingga akan mengganggu pelaksanaan kerja. Tentu kita tidak ingin peralatan dan perlengkapan barang rusak sebelum waktunya bukan?. Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari berbagai kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain sebagainya. Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah: 1. Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan. 2. Memperpanjang umur barang (perlengkapan) sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat. 3. Menghindari kehilangan karena selalu terpantau dengan baik. 4. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur. 5. Dengan terpeliharanya akan menghasilkan pekerjaan yang baik. Macam-Macam Pemeliharaan atau Perawatan Bermacam jenis pemeliharaan/perawatan barang dapat dilihat dari dua segi. 1. Menurut kurun waktu 1. Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, dan dikerjakan oleh orang yang bertanggungjawab menggunakan barang tersebut. 2. Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, (misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali) dan dikerjakan sendiri maupun meminta bantuan orang lan. 2. Menurut jenis barang 1. Barang bergerak, misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. Pemeliharaannya dapat dilakukan setiap hari atau berkala. 2. Barang tidak bergerak, misalnya menutup keran air, memadamkan listrik. Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan. Agar pemeliharaan dan perawatan dapat dilakukan dengan baik, perlu ditunjang oleh alat-alat perlengkapan pemeliharaan itu sendiri. Misalnya disediakan: • Map • Filling cabinet • Ordner • Rak besi • Lemari barang • Penghisap debu • Lap atau kemoceng • Kamper • Oli dan Minyak • Obat serangga • Sapu • Kapur barus • Kantong plastik • Sarung tangan • Masker dan lain-lain. Untuk mencegah hama, perlu diadakan penyemprotan dan pada waktu tertentu perlu disediakan kamper. Untuk alat-alat kantor, misalnya mesin-mesin, alat laboratorium, dijaga agar bebas dari debu. Untuk mencegah kebakaran, perlu diadakan alat pemadam kebakaran, tidak menyimpan bahan-bahan bakar, dilarang merokok dan lain sebagainya. Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor • Selalu membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang tersebut dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dan tidak rusak. • Selalu memperbaiki barang yang rusak • Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing. • Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar. • Selalu mengoperasikan/menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pakainya.